Assistant / Assistante de direction (H/F)
Description de l'annonce
l’assistant de direction (H/F) recueille et traite, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la préparation des décisions. Il assure le suivi de certains dossiers confiés aux directions qu’il assiste, ainsi que la gestion de leurs relations internes et externes. Il pilote, par des liens fonctionnels, une équipe administrative.
Vous serez chargé d’instruire des dossiers, en constituant et synthétisant les documents (personnels et/ou usagers, fonctionnement général de l’établissement). Vous établirez des comptes rendus de réunion et des relevés de décision, concevrez et mettrez en forme des supports de réunions et autres documents administratifs (notes, etc.), exploiterez les flux et mettrez à jour les bases de données relatives à des informations de l’établissement. Vous serez responsable de la gestion de la correspondance et des documents nécessaires à la bonne marche de l’établissement, et de la transmission en interne et en externe des décisions et informations pertinentes. Vous tiendrez au courant les directeurs de toutes les questions urgentes et importantes, en leur communiquant tous les renseignements nécessaires à leurs activités. Vous planifierez, organiserez et assurerez le suivi de réunions, rencontres, manifestations, constituerez et gérerez un fonds documentaire administratif, mettrez en place des modes de classement et d’archivage, et mettrez à jour les dossiers du directeur.
En outre, vous traiterez les contacts des directeurs, vous assurant de la gestion du planning, des rendez-vous, des déplacements, et du filtrage des interlocuteurs. Vous établirez les liens fonctionnels avec les directeurs des autres établissements et encadrerez l’équipe de secrétaires et de l’assistante RH, en coordonnant, répartissant les tâches, ventilant les informations, et gérant les temps de travail et les congés.
Vous contribuerez à un accueil de qualité (téléphonique et physique), des usagers, de leurs familles et des salariés, dans le respect de l’obligation de secret et de discrétion, à la rédaction du rapport d’activité, d’autres documents (appel à projet, tableaux de bord de suivi, courrier, rapports divers), ainsi qu’à la prise de décision du directeur en lui communiquant toutes les informations nécessaires sur les dossiers ou situations traitées.
Les compétences requises pour ce poste comprennent des connaissances approfondies en droit social, la maîtrise des dispositifs de formation et des logiciels de bureautique (EXCEL, WORD, POWERPOINT). Vous devrez savoir manager une équipe de secrétaires, organiser votre temps de travail selon un plan de charge établi, préparer et organiser les dossiers d’aide à la décision, et communiquer efficacement avec votre environnement de travail. Une veille en matière de législation sociale, ainsi que l’organisation de votre temps et de votre espace de travail en fonction des échéances, sont essentielles. Vous devrez concevoir des outils et veiller à leur bonne application, contrôler la cohérence des données collectées, traiter l’information et apporter des réponses adaptées, tout en coordonnant et diffusant l’information dans le strict respect de la confidentialité. La gestion et le filtrage des flux d’informations, ainsi que des qualités telles que la rigueur, l’efficacité, l’organisation, l’intégrité, la communication et la polyvalence, sont également indispensables.