Assistant / Assistante de direction
Description de l'annonce
Notre Association recherche un(e) assistant(e) de direction pour seconder la Direction Générale des Services sur le siège social situé dans le 94.
Vous êtes organisé(e), réactif(ve), vous aimez jongler entre les agendas, les réunions et les dossiers/projets ? Vous avez le sens du service, une orthographe irréprochable et vous avez une excellente maîtrise de Word, Excel et des outils collaboratifs et de communication.
Alors ce poste est fait pour vous !
Rejoignez notre équipe à Joinville Le Pont (94) en contrat à durée indéterminée, à temps plein (du lundi au vendredi). Possibilités ponctuelles de télétravail.
En lien direct avec la Direction générale des Services, vous serez un point d’ancrage pour :
Gestion proactive des courriers, emails, agendas, déplacements et réunions ;
Constitution, gestion et mise à jour des dossiers en préparation d’événements, réunions, rendez-vous, assemblée générale, etc. ;
Coordination des services internes et partenaires ;
Organisation logistique : coordination des réunions (en présentiel ou en visio), des déjeuners, de l’accueil des invités, des réservations associées, etc.
Participation aux réunions statutaires (Bureau National, Conseil d’Administration, Assemblée Générale….)
Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, comptes rendus, convocations, notes et règlements, dans le respect des standards institutionnels ;
Gestion, suivi et transmission des appels téléphoniques, du courrier, classement/archivage des documents
Gestion des prestataires de services du siège social.
Suivi et mise à jour des affichages obligatoires.
Communication et soutien administratif auprès des délégués départementaux.
Transmission des informations obligatoires à notre organisme de tutelle.
Enregistrement de nos publications auprès de la bibliothèque nationale.
Prévoir quelques 4 à 5 déplacements dans l’année dans les divers établissements de notre Association pour les réunions statutaires.
++ Ce qu’on attend de vous
Organisation, rigueur et sens des priorités.
Réactivité, autonomie et capacité à gérer les imprévus.
Excellente expression écrite et orale.
Diplomatie, discrétion et bon relationnel.