Assistant / Assistante de Formation et de Direction (H/F)

Description de l'annonce

1. Gestion administrative et de direction
– Assurer l’accueil physique et téléphonique, traitement des mails et du courrier.
– Rédiger, mettre en forme et classer les documents administratifs (rapports, comptes rendus, contrats).
– Gérer les agendas, organiser les réunions, déplacements et rendez-vous.
– Suivre les dossiers RH (contrats, absences, congés, notes de service).

2. Appui à la formation
– Préparer les conventions de formation, convocations, attestations de présence et certificats.
– Enregistrer les inscriptions, constituer et mettre à jour les dossiers stagiaires.
– Assurer la saisie et le suivi des présences, feuilles d’émargement, évaluations.
– Organiser la logistique des sessions de formation (salles, matériel, supports, intervenants).
– Participer à la mise en place et au suivi des dossiers de financement (OPCO, Pôle Emploi, CPF).

3. Suivi comptable et financier (en lien avec la direction ou le service comptable)
– Préparer les devis, bons de commande et factures liés aux actions de formation.
– Effectuer le suivi des règlements et relances si nécessaire.
– Participer à la gestion budgétaire des actions de formation.

4. Communication et coordination
– Mettre à jour les supports de communication (plaquettes, site internet, réseaux sociaux professionnels).
– Diffuser les informations auprès des stagiaires, formateurs et partenaires.
– Être l’interface entre la direction, les formateurs, les apprenants et les organismes financeurs.