Secrétaire Institut de Formation en Soins Infirmiers (H/F)

Description de l'annonce

Le CHV recherche une Secrétaire (H/F) à mi-temps pour son Institut de Formation en Soins Infirmiers.

MISSIONS GENERALES

– Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.)
– Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
– Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
– Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
– Prise de rendez-vous / gestion des agendas
– Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
– Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
– Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

MISSIONS SPECIFIQUES:
– Accueil physique des différents publics (apprenants, intervenants .) les lundis, mercredis et vendredis
– Tri et répartition du courrier entrant
– Gestion des appels téléphoniques : réception, traitement, traçabilité et suivi des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques reçus sur la boite générique de l’institut les lundis, mercredis et vendredis
– Gestion des épreuves de sélection à l’entrée en formation IDE et AS :
– Mise à jour des dossiers d’inscription à la sélection (voie professionnelle continue) en lien avec l’évolution de la réglementation
– Enregistrement des dossiers d’inscription
– Organisation de la sélection (convocation des candidats, des jurys, préparation des salles, préparation des documents)
– Saisie des notes
– Envoi des courriers de réponse
– Gestion des listes
– Gestion administrative des dossiers
– Préparation des dossiers
– Tri des différents documents et orientation vers le professionnel de l’institut en charge de leur traitement (certificats de vaccination et d’aptitude, documents de stage…)
– Enregistrement des données administratives dans le logiciel FORMEIS
– Vérification de l’attestation CVEC
– Enregistrement des chèques d’inscription à l’université
– Suivi de l’enregistrement des chèques par la régie
– Classement des documents (courriers, feuilles de stages, évaluations, certificats)
– Enregistrement des absences dans FORMEIS après information des formateurs référents
– Archivage des dossiers administratifs et pédagogiques en fin de formation
– Gestion des stages
– Actualisation de l’alternance cours-stages
– Envoi des demandes de stages
– Enregistrement des réponses aux demandes de stage dans le logiciel FORMEIS
– Edition des conventions et courriers
– Préparation des documents de stage (feuilles de compétences, feuilles d’horaires.)
– Envoi à la blanchisserie du Centre Hospitalier de Vierzon la liste des étudiants en stages avec les services d’affectation et taille des tenues professionnelles (au minimum 2 semaines avant le début de stage)
– Enregistrement des horaires après vérification par les formateurs référents
– Enregistrement des feuilles de stage après validation par le formateur référent
– Rédaction des courriers de sorties de stages
– Edition mensuelle des frais de déplacement
– Edition mensuelle des indemnités
– Gestion de la certification dans le respect de la procédure rédigée par la DREETS
– Inscription des élèves et étudiants sur la base de données de la DREETS
– Contrôle de la complétude des dossiers
– Enregistrement des notes sur la base de données
– Envoi des dossiers.
– Déclaration des accidents de travail ou de trajet sur le site de la CPAM