Agent Administratif Polyvalent (H/F)

Description de l'annonce

Le Centre Communal d’Action Sociale d’Antibes Juan-les-Pins recherche pour le Service Action et Aide Sociales un agent administratif polyvalent (H/F).
Sous l’autorité de la responsable de service, vous serez chargé(e) de la mise en œuvre d’actions et de fonctions d’accueil.

Missions :
– Assurer l’accueil téléphonique :
o Réceptionner les appels entrants sur la ligne directe du service, filtrer les appels, prendre des messages, informer les usagers sur leurs demandes, orienter téléphoniquement, transférer les appels, si nécessaire
o Participer à la préparation et à la distribution de colis festifs (3 fois/an)
– Réaliser des tâches de secrétariat :
o Frapper et mettre en forme le courrier (lettres simples, publipostages, convocations, rapports) concernant les aides sociales, le courrier du service et le courrier de la responsable
o Préparer le Conseil d’Administration sur les dossiers d’aide légale et facultative et saisir les demandes dans le logiciel métier
o Rédiger le Procès-verbal du Conseil d’Administration (présents, absents, procurations, décisions), rédiger les délibérations et préparer les parapheurs pour signature; saisir les décisions dans le logiciel métier et transmettre les éléments aux services concernés
o Gérer des dossiers spécifiques
o Prendre des notes (courriers, notes.)
o Réaliser des bons de commande
o Préparer et actualiser des matrices utilisées par le service
o Recueillir et mettre en forme les statistiques mensuelles et annuelles du service, réaliser un bilan chiffré
– Assurer des activités administratives :
o Établir et suivre les commandes de matériel du service,
o Réceptionner les commandes de fournitures, vérifier leur exactitude, distribuer les produits aux agents les ayant demandés
o Par quinzaine, vérifier le stock de papier et d’enveloppes, préparer la commande bimensuelle en fonction des besoins, la réceptionner et la vérifier
o Saisir des données, créer informatiquement des fichiers, des bases de données sous Excel
o Traiter les avis de décès : faire le lien avec le service Etat Civil, réceptionner les actes de décès, rattacher les documents aux dossiers des usagers dans le logiciel métier, archiver les dossiers correspondants
o Assurer le classement de documents et contribuer à l’archivage général du service

Profil recherché :
– Maîtriser les outils informatiques (logiciels métier, Excel, Word, Outlook)
– Connaître le dispositif d’aide sociales légales et facultatives
– Avoir une bonne organisation, rigueur et méthode
– Savoir mettre en œuvre les méthodes appropriées à la diffusion d’informations
– Avoir des qualités d’écoute et relationnelles
– Avoir le sens du service public
– Avoir le sens de l’amabilité et de l’écoute, des aptitudes relationnelles
– Faire preuve de discrétion et de confidentialité professionnelle
– Avoir l’esprit d’équipe et le sens du travail en commun
– Faire preuve de réactivité
– Être ponctuel

Formation :
Bac ou équivalents avec une expérience professionnelle dans le domaine de l’accueil et du secrétariat

Informations complémentaires :
– CDD de 3 mois renouvelable – Poste vacant et pérenne – À pourvoir immédiatement
– Temps complet sur la base de 36h15 par semaine sur 5 jours, générant 25 jours de congés annuels + 7,5 jours d’ARTT annuels
– Amplitude horaire 8h30 – 17h00 du lundi au vendredi
– Salaire mensuel brut : à partir de xxx€ brut selon ancienneté (selon grille indiciaire : adjoint administratif territorial)
– Participation du CCAS à la protection santé et prévoyance en cas de mutuelle labellisée et selon revenu fiscal de référence
– Prime de fin d’année
– Adhésion possible aux titres restaurant d’une valeur de 8 €uros avec une prise en charge à 50 %
– Participation aux frais de déplacement en transport en commun

Lettre de motivation + CV à adresser à l’attention de Madame CAUSSE, Directrice Adjointe à la Cohésion Sociale