Secrétaire administratif/ve (H/F)

Description de l'annonce

Les associations Renaissance du Vieux-Lyon (RVL) – et – Union des Comités d’Intérêt Local (UCIL) recherchent un/e secrétaire administratif/ve.

Poste basé : 50 rue Saint-Jean, Lyon 5e
A pourvoir : dès que possible
Contrat : CDI temps plein – 35 h / semaine
Rémunération : 1900 euros salaire brut sur 13 mois (abonnement transport pris en charge intégralement)

Rattachement hiérarchique : présidence de la RVL et présidence de l’UCIL
Mission : assurer le secrétariat, assister les bénévoles et contribuer à la vie des associations

Activités principales : Tâches courantes de secrétariat / d’assistance
– Saisir et mettre en forme courriers, comptes-rendus, tenue de caisse, etc.
– Saisir des écritures comptables, éditer les paiements par carte bancaire et plate-forme
– Accueillir physiquement et assurer la permanence téléphonique
– Réceptionner et trier le courrier électronique et papier
– Archiver sous format papier et numérique
– Gérer les bases de données des adhérents, des relations publiques, des fournisseurs, etc.
– Tenir l’agenda des réunions internes et externes
– S’assurer que les associations soient représentées pour les réunions externes
– Convoquer les membres, recenser les participants et trouver des salles pour les réunions ou conférences le cas échéant
– Réaliser, mettre en forme et envoyer les revues de presse hebdomadaires
– Assurer le suivi administratif de certains dossiers (ex : subventions)
– Assurer la bonne tenue du local et des stocks
– Vendre les articles stockés
– Tenir la caisse
– Assister les présidences des associations et les bénévoles dans leurs actions
– Assurer un reporting efficace auprès des Président, Vice président, Secrétaire général et trésorier.
– Assurer la relation avec les différents partenaires des associations, mairies, Métropole, services de l’Etat, etc.
– Faire le lien entre les membres des bureaux, les bénévoles actifs, les responsables de commission, etc.
– Préparer et assurer l’aspect logistique des réunions, journées d’études, voyages et conférences, etc.

Prérequis indispensables :
– Maitrise de l ‘outil informatique sur PC : Pack Office, Outlook, Internet, réseaux sociaux, notions de webmestre
– Bonne communication écrite : rédaction de tous types de documents courants, maitrise des règles d’orthographe, de grammaire et de typographie
– Bonne communication orale : adapter son langage au type d’interlocuteur
– Sens de l’organisation et de la planification
– Autonomie et capacité à travailler parfois dans l’urgence
– Sens du relationnel et collaboration avec les bénévoles
– Confidentialité

Prérequis souhaitables :
– Connaissance du monde associatif
– Intérêt pour la vie publique, le cadre de vie, et le patrimoine
– Maitrise de l ‘outil informatique sur PC : File Maker Pro

Particularité :
L’emploi du temps fixe est de 10h à 12h30 et de 14h à 18h du lundi au vendredi, avec ouverture au public l’après-midi. Cela représente 32h30 par semaine sur 35 : ponctuellement, les heures complémentaires sont effectuées entre 18 et 20h ou 21h lors de réunions liées à la vie des associations selon un agenda connu longtemps à l’avance :
– Réunions de Bureau des associations ou de commission : environ 3 par mois (18-20h)
– Conseils d’administration : environ 8 par an (19-21h)
– Assemblées générales : 2 à 3 par an (en soirée ou un samedi matin)
– Journées européennes du Patrimoine : 1 week-end par an

Pour faire acte de candidature, envoyer par courriel un CV + une lettre de motivation