Gestionnaire administratif (H/F)

Description de l'annonce

Mission principale :
La personne recrutée réalise le secrétariat général du CIC en assistant la coordination du CIC dans la gestion administrative du service.

Activités principales :
– Traiter et mettre en forme les documents, les présentations, les rapports, les courriers ;
– Réceptionner, traiter et orienter les appels et les messages téléphoniques ;
– Accueillir et prendre en charge les usagers ;
– Prendre les rendez-vous, tenir les agendas et les plannings d’activité, réserver des salles ;
– Organiser et participer aux comités exécutifs et techniques et aux réunions thématiques et rédiger les comptes rendus ;
– Organiser les réunions, les séminaires et les différents évènements du service ;
– Participer à l’élaboration des bilans d’activité du CIC ;
– Gérer administrativement les études (enregistrement informatique.) ;
– Gérer l’archivage des études cliniques en collaboration avec le personnel de recherche et en lien avec le Département des Dossiers Médicaux ;Gestionnaire administratif (H/F)
– Gérer les ordres de missions du personnel médical et les déplacements INSERM de l’ensemble du personnel de la structure ;
– Gérer les fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax) ;
– Gérer l’approvisionnement : CHU, INSERM via le logiciel SIFAC+ ;
– Gérer les dossiers de stage INSERM et CHU, répondre et archiver l’intégralité des demandes ;
– Gérer les dossiers de recrutement du personnel INSERM ;
– Interfacer avec les différentes instances en lien avec le Coordonnateur (Université, Inserm, Direction de la Recherche et de l’Innovation, .) ;
– Aider à la communication interne.

En complément des activités principales :
– Préparer et organiser l’activité d’enseignement du service ;
– Assurer le secrétariat de l’Unité de Phase Précoce (CLIP²) ;
– Mettre à jour ses connaissances par des formations ;
– Participer au système de management de la qualité (participer aux réunions, déclarer les non-conformités, prendre connaissance des procédures, .)

Spécificité(s) et environnement du poste :
– Poste à temps plein.
– Déplacements possibles (nationaux).
– Amplitude d’ouverture du service de 8h45 à 17h du lundi au vendredi, avec une organisation en 7h45
– Possibilité de télétravail selon la règlementation en vigueur de l’établissement.
– Demande ponctuelle de flexibilité au niveau des horaires .

Connaissances :
– Utilisation et maitrise des logiciels de bureautique : Pack Office.
– Avoir les connaissances de secrétariat ;
– Connaissance générale de la logistique des études de recherche clinique ;

Savoir-faire :
– Savoir communiquer et interagir avec son environnement professionnel ;
– Notions d’anglais oral et écrit ;

Aptitudes :
– Respect du secret professionnel ;
– Disponibilité et sens relationnel ;
– Rigueur et capacité d’organisation ;
– Adaptabilité ;
– Polyvalence et dynamisme.

Expérience(s) souhaité(s) :
– Une expérience antérieure en tant que secrétaire ou assistant(e) administratif(ive) serait un atout supplémentaire.

Niveau de diplôme et formation(s) :
– Niveau 4 (BAC) ou Niveau 5 (BAC+2, BTS, DUT) : Formation secrétariat, administration, gestion