Assistant administratif (H/F)

Description de l'annonce

Type d’organisme : Structure publique spécialisée dans l’efficacité énergétique

Cet organisme intervient exclusivement pour des collectivités locales actionnaires, dans le cadre de projets de rénovation de bâtiments publics, avec pour objectif de réduire les consommations énergétiques et les émissions de gaz à effet de serre.

Il réalise des opérations de rénovation globales ambitieuses avec engagement de performance sur différents types de bâtiments publics, et s’est spécialisé sur les marchés publics globaux de performance énergétique.

L’organisme compte une vingtaine de salariés et connaît une activité en développement, avec un volume annuel d’opérations de plus de 30 M€.

Intitulé du poste : Assistant(e) opérationnel(le)

Poste en lien avec : Responsables d’opérations, responsables de secteur et direction administrative et financière

Missions

Dans un contexte de croissance, l’organisme souhaite renforcer son équipe d’assistantes opérationnelles déjà constituée.

Au sein d’une structure à taille humaine, vous assistez les responsables d’opérations dans la partie administrative et financière des projets, principalement réalisés en maîtrise d’ouvrage déléguée.

Vos missions incluent notamment :

Contractualisation : analyse administrative des candidatures, analyse des offres initiales et finales, échanges avec les candidats, mise au point des marchés et notifications.

Suivi opérationnel : gestion des paiements, contrôle des situations de travaux, conformité administrative des sous-traitants, vérification des factures, respect des règles de la commande publique.

Gestion des encaissements : établissement des factures d’honoraires, demandes d’avances ou de remboursements auprès des collectivités.

Administration courante : traitement du courrier, classement électronique des documents.

Ces missions ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer selon le profil du candidat et les besoins de la structure.
Profil recherché

Diplôme : BTS ou Bac+2 minimum.

Expérience : 3 ans au moins sur un poste similaire, avec idéalement une pratique des règles de la commande publique.

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel).

Aisance dans l’utilisation de logiciels de gestion opérationnelle (logiciel interne spécifique utilisé).

Une expérience en maîtrise d’ouvrage déléguée serait un plus.

Qualités attendues :

Rigueur, méthode, organisation et aisance avec les chiffres.

Bon relationnel, écoute et esprit d’équipe.

Polyvalence et autonomie.