Assistant / Assistante de gestion administrative

Description de l'annonce

Mission principale :
Assurer le suivi administratif des opérations de négoce (achats, ventes, facturation, gestion des stocks) en lien avec les fournisseurs, les clients et les services internes, afin de garantir la fluidité et la fiabilité des échanges commerciaux.

Activités et tâches principales :
1. Gestion administrative des ventes et achats :
Saisie, édition et suivi des devis, bons de commande, bons de livraison et factures.
Enregistrement et traitement des commandes clients et fournisseurs.
Suivi des livraisons, relances fournisseurs si besoin.
Vérification des documents de transport et conformité des marchandises livrées.

2. Facturation et suivi des règlements :
Émission des factures clients.
Suivi des paiements et relance des impayés en coordination avec le service comptabilité.
Traitement des avoirs et litiges simples.

3. Relation clients/fournisseurs :
Accueil téléphonique et gestion des demandes (disponibilité, prix, délais, etc.).
Transmission des informations commerciales et logistiques.
Mise à jour des fiches clients/fournisseurs.

4. Suivi des stocks et approvisionnements :
Mise à jour des entrées/sorties de stock.
Aide à la gestion des inventaires.
Suivi des niveaux de stock minimum et proposition de réapprovisionnement.

5. Tâches administratives diverses :
Classement, archivage physique et numérique des documents.
Rédaction de courriers, mails, comptes rendus simples.
Aide ponctuelle à d’autres services administratifs si besoin.

Compétences requises :
Savoirs :
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).
Connaissance d’un ERP ou logiciel de gestion commerciale (SAGE, EBP, etc.) appréciée.
Notions de comptabilité de base.

Savoir-faire :
Rigueur dans la gestion des documents et des données.
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Bonne communication écrite et orale.

Savoir-être :
Sens de l’organisation et autonomie.
Réactivité et esprit d’équipe.
Discrétion et confidentialité.

Une première expérience dans une fonction similaire, idéalement dans le négoce, est un atout.

Évolution possible : Assistante de gestion, Responsable administration des ventes (ADV), Assistante commerciale senior