Secrétaire de direction (H/F)
Description de l'annonce
. Gestion administrative et commerciale de l’ESAT
– Accueil physique et téléphonique.
– Rédaction, mise en forme, diffusion de courriers, comptes rendus, supports de communication.
– Gestion du courrier (arrivée/départ), classement, archivage.
– Préparation et suivi des devis, commandes, factures
– Relance des clients, suivi des règlements, gestion de tableaux de bord commerciaux et tableau de suivi.
– Organisation logistique des événements (salons, rencontres, visites…).
. Gestion administrative et RH des usagers TH
– Constitution et mise à jour des dossiers administratifs (contrats, autorisations, suivis divers).
– Suivi des présences et absences (badgeuse, justificatifs, gestion des absences de santé et congés).
– Vérification des éléments variables de paie (EVP), transmission mensuelle au pôle RH.
– Gestion de la formation : recueil des besoins, planification, logistique, suivi administratif.
– Gestion des visites médicales des usagers.
– Suivi administratif des admissions et des stages.
– Transmission des bulletins de paie aux représentants légaux/mandataires.
. Soutien au fonctionnement institutionnel
– Tenue à jour de l’agenda de la direction, coordination des rendez-vous et réunions.
– Participation aux réunions de direction, comités de pilotage, groupes de travail
– Interface avec les familles, partenaires institutionnels et organismes (MDPH, CAF.).
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. Compétences et profil attendu
– Formation : Bac +2 en secrétariat de direction, gestion ou ressources humaines.
– Expérience : Expérience confirmée dans des fonctions similaires, idéalement en milieu médico-social. Expérience en ESAT serait un plus.
– Compétences clés :
o Maîtrise des outils bureautiques et numériques (Excel, Word, outils collaboratifs, SIRH.).
o Connaissance des bases du droit du travail et de la législation des travailleurs en ESAT.
o Capacité d’organisation, autonomie, rigueur.
o Excellent relationnel, sens de la discrétion, esprit d’équipe.
o Aptitude à gérer des flux d’information multiples et à hiérarchiser les priorités.