Assistant(e) administratif(ve) et comptable

Description de l'annonce

QUALITE
– Traiter avec méthodes l’information le traitement des données et leur suivi
– Avoir le sens du détail et de la rigueur dans le traitement des données et leur suivi
– CAPACITÉ A comprendre, analyser et synthétiser
– Tendre vers une capacité autonomie, adaptation et implication
– Curiosité et envie de créer de nouvelles organisations et nouveaux outils
– Envie de se former et évoluer
– Capacité d’adaptation
– Goût de la relation humaine et communication fluide et ouvert(e) à l’échange sur de nouvelles observations, tendances
– Envie de s’intégrer dans l’équipe et la culture d’équipe : capacité à collaborer

EVOLUTION DU POSTE
– Développement du poste vers la communication de l’entreprise en interne et externe
– Suivi administratif et comptable de l’entreprise
– Assistance des responsables de projets sur de nouveau sujets développés au sein de l’ensemble des structures.
– Possibilité de développer sa culture entrepreneuriale, managériale et commerciale au sein des structure

COMMUNICATION INTERNE
– Accompagner l’entreprise dans la cohésion d’équipe
– Organisation réunion hebdomadaires de suivi interne +mise à jour du tableau de suivi
– Assister pour les relances internes pour respecter les échéances clients
– Veille mail : traitement et transfert le cas échéant au responsable interne de l’affaire
– Enregistrement PJ
– Classement et archivage
– Création groupe envoi
– Classement rigoureux des opérations et documents
– Courriers : suivi quotidien préparation de réponses et scan

COMMUNICATION EXTERNE
– Mettre en place et mettre à jour le site internet : proposer un plan d’action
– Répondre aux mails et préparer les courriers de réponses
– Mettre à jour les références
– Organisation des évènements ponctuels clients

APPEL D’OFFRES :
– Veille quotidienne
– Préparation administratif du dossier
– MAJ pièces adm et dépôt sur sites
– Préparation technique : prix, heures, mémoire technique
– Traitement des dossiers cotraitants : préparation des pièces pour les co-traitants
– Dossier de références : mise à jour au fur et à mesure des dossiers
– Dépôt des dossiers

SUIVI OPERATIONS
– Mise en place répertoire suivi opération
– Création des registres journaux
– Suivi DP
– Préparation des CISSCT et envoi convocation et CR : anticipation de l’organisation salle, etc
– Suivi VIC et PPSPS et mise à jour coordonnées et sur RJ, scan, etc
– Préparation PGC et DIUO, analyses de risques : étude du dossier et préparation administrative et technique

REGISTRES ET SUIVIS (ET RELANCE)
– Répertoires : suivi Excel et Outlook + Archireport + Archipad
– Créations des RJ types par opérations
– Envois et suivis des fiches accueils
– Elaboration planning et réunions, et documents à préparer
– Élaborations et suivis
– Contrat élaboration des avenants
– Courriers : suivi quotidien préparation de réponses et scan
– Veille mail : traitement et transfert le cas échéant au responsable interne de l’affaire
– Classement et archivage
– Enregistrement des PJ des mails : tous comptes
– Création groupe envoi

SUIVI PERSONNEL
– Suivi visite médicale
– Suivi des congés et temps hebdomadaires, heures supplémentaires,
– Organisation des évènements ponctuels clients
– Assistance formation : relationnel Fafiec, consultation, organisation de A à Z, demande de prise en charge
– Organisation des alertes suivi véhicules et assurances auprès du personnel
– Suivi administratif prévoyance
– Suivi administratif mutuelle

GESTION COMPTABILITE
– Mise en place facturation électronique
– Suivi tableau de gestion mise à jour
– Suivi paiement et relances
– Gestion des paiements prestataires
– Suivi paiement et relances
– Gestion des paiements prestataires
– Gestion des paiements des co-traitants
– Relance comptable et suivi bilan
– Relations et suivi fournisseurs : consultation, négociation et suivi paiements, etc
– Suivi fournisseurs, fournitures, relationnel, imprimante, imprimeur, assurances,