Secrétaire (H/F)
Description de l'annonce
L’Association Agena recherche un.e secrétaire. en CDD de remplacement.
Poste à pourvoir dès que possible.
Il/Elle aura pour principales missions :
– Assure l’accueil téléphonique des usagers et correspondants, gestion du standard.
– Réception, traitement et diffusion de l’information auprès des services.
– Réalisation de divers travaux bureautique.
– Veille au bon fonctionnement des équipements et matériels (photocopie, fax, téléphone ).
– Assure le suivi et la mise en forme des dossiers, des plannings, tableau de bord
– Élaboration d’outils de suivi.
– Élaboration et actualisation de procédures écrites liées à son activité.
Activités spécifiques :
– Organiser et réaliser le travail en référence des procédures définies, et en tenant compte des instructions données par le chef de service.
– Réception, traitement et diffusion de l’information: enregistrement du courrier départ/arrivée, transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l’information en général .
– Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, facturation, plan d’occupation, tableaux des familles, rapports…), tri, classement, archivage, numérisation, suivi et mise à jour des plannings, préparation des documents.
– Gestion des dossiers APL notamment demandes et suivis versements CAF (Téléchargement de dossiers, résolution de problèmes, relances, bordereaux CAF, remboursement de trop-perçu).
– Gestion des facturations, encaissement, suivi des paiements, courriers de relances et un point trimestriel avec le comptable.
– Gestion administrative et statistique des admissions.
– Élaboration d’outils de suivi : actualisation des places, plan d’occupation et tableaux familles, etc.
– Transmission des plans d’occupation et états mensuels aux partenaires et financeurs.
– Gestion, distribution et suivi des chèques services.
– Affichage, communication/diffusion interne.
Rémunération selon les accords CHRS avec possibilité de reprise d’ancienneté.
Possibilité de prolongation du contrat