Assistant / Assistante de direction ENIT (H/F)

Description de l'annonce

MISSIONS DU POSTE
– Assister le Directeur de l’école (ENIT) dans l’organisation des activités de la direction.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
– Assister le Directeur
– Assurer la gestion du courrier et des agendas partagés
– Organiser et planifier les réunions du directeur et les réunions collectives
– Rédiger les comptes-rendus de réunion o Gérer les achats, et les EJ
– Contribuer au processus de gestion des conventions d’autorisation temporaire d’occupation (AOT) des locaux en regard des demandes occasionnelles.
– Assurer l’organisation des instances de l’école
– Suivre et respecter les calendriers et échéances
– Organiser les réunions et assurer le suivi du Conseil d’école (ODJ, collecte et collation des documents pour l’envoi et la présentation, quorum, CR, PV, délibérations, liste d’émargement…)
– Organiser les élections des instances de l’école et les opérations relatives au processus de nomination du Directeur ou la nomination des membres conformément aux procédures et à la réglementation
ACTIVITÉS ASSOCIEES
– Assurer l’interface avec les pôles et les acteurs externes
– Accueillir et informer le public
– Modérer les courriers électroniques de l’école
– Structurer la gestion des documents de l’ENIT et assurer la mise en œuvre des processus administratifs
– Travailler en cohérence avec les services administratifs de l’université et s’assurer de la mise en œuvre des processus et des procédures définis par l’université.
– Travailler en cohérence avec les préconisations du délégué à la protection des données de l’université
– Identifier les documents de la direction à archiver, les référencer et qualifier la durée de vie et les règles d’accès (accessibilité et communicabilité)
– S’assurer de l’unicité du document par la mise à jour des versions des documents le cas échéant
– Structurer l’archivage des documents de la direction dans le respect de la cartographie globale des processus
– Classer physiquement et numériquement les documents dans le cadre de la démarche de dématérialisation et dans le respect de la cartographie des processus o
– Garantir la qualité et la cohérence des bases de données d’archives

COMPÉTENCES REQUISES
– Connaissances (savoir) :
– Statuts et modes de fonctionnement de l’établissement public
– Environnement et réseaux professionnels
– Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
– Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
– Savoir rendre compte o Mettre en œuvre des procédures et des règles de l’établissement public
– Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
– Mettre en œuvre la démarche qualité
– Compétences comportementales (savoir être) :
– Sens de l’organisation o Faire preuve de discrétion
– Rigueur/ Fiabilité
– Avoir un sens de l’écoute
– Faire preuve d’autonomie tout en sachant informer, rendre compte et travailler en équipe

– Contraintes spécifiques liées au poste :
: – Respecter le calendrier universitaire.
– Contrainte horaire possible pour nécessité de service.

CONDITIONS D’EXERCICE FAVORABLES
– 10 semaines de congés
– Télétravail possible 1jr/semaine après période d’essai (2 mois)
– Durée du travail : 38h00 hebdomadaire
– Rémunération selon expérience ou grille indiciaire