Assistant de Direction Générale (H/F)

Description de l'annonce

Le Siège social du Diaconat Protestant recrute :

Un Assistant de Direction (H/F)

– Contrat à durée déterminée, temps complet
– Bac+2 /3 Assistant gestion administrative/PME PMI / Assistant direction
– Expérience minimum de 5 ans sur un poste identique
– Poste basé à Valence

MISSIONS

L’assistant(e) de Direction occupe un rôle clé et permet le bon accomplissement des missions de la Direction Générale en apportant une aide fonctionnelle et matérielle. Il/elle a pour objectif d’apporter une aide permanente à la Direction Générale, en termes d’organisation personnelle, de gestion administrative, de communication et d’information, lui facilitant le suivi régulier de certains aspects du fonctionnement des établissements de l’association.
A ce titre, il/elle prend en charge les missions suivantes :
– Appui a la DG, Responsable RH et Responsable Financière : Gestion agendas, réunions déplacements et réservations, organisation et suivi des CODIR, rédaction de courriers et aide à la préparation de dossiers
– Aider à la gestion et à l’optimisation du planning de la Directrice Générale et des participants (internes, externes, partenaires.)
– Recenser les tâches et informations nécessaires à la priorisation des actions et contribuer à leur suivi et au pilotage par les parties prenantes
– Effectuer les opérations de transmission et le traitement des informations nécessaires à la bonne marche des établissements et à ses relations internes et externes
– Assurer l’accueil du public et l’accueil téléphonique par alternance avec la Secrétaire d’accueil
– Assurer le secrétariat général de l’association, en lien avec le Président et la Directrice Générale, dans le respect des statuts et des normes.
– Assurer la circulation de l’information entre la direction générale et les directions d’établissements : Notes de service , Instances représentatives du personnel, Réunions de direction
– Communication interne / externe
– Préparer et organiser les différents évènements institutionnels liés à l’association : conseil d’administration, assemblée générale, journées associatives (convocations, comptes rendus, préparation des dossiers préalables) en accord avec le Président et la Directrice Générale. En assurer la gestion matérielle.
– Assurer la gestion administrative des adhérents et bénévoles de l’association : enregistrement, gestion des dons et des reçus fiscaux, déclaration Urssaf, frais de déplacement, transmission de données règlementaires aux organismes de suivi.
– Assurer le secrétariat classique de la Directrice Générale : filtrage des informations et des appels, affectation du courrier, rédaction de correspondances diverses.
– Assurer la gestion et le suivi de certains dossiers, en lien avec les partenaires ou organismes dédiés et dans le respect des procédures et des délais : assurances (habitation, RC, véhicules, sinistres…), reçus, déclarations et transmission d’informations.
– Participer à la politique de communication globale de l’association et des établissements.

COMPÉTENCES

– Connaissance du milieu associatif en général et de l’association, son organisation, ses services, ses acteurs institutionnels et ses partenaires.
– Être un intervenant efficace pour chacun des interlocuteurs potentiels : être une personne ressource
– Capacité à gérer plusieurs actions simultanément
– Maitrise des outils de bureautique (Pack Office, Internet, logiciels internes.) et des nouveaux supports (CANVA, logiciel de suivi et de gestion projets)
– Maitrise de la rédaction administrative, des techniques de secrétariat et d’organisation.
– Capacité d’adaptation et d’anticipation, réactivité, initiative
– Résistance au stress
– Rigueur et organisation, respect des procédures
– Sens du service
– Confidentialité et discrétion
– Qualités relationnelles : sens de l’écoute, patience, diplomatie
– Bonne maîtrise de l’expression orale et écrite.