Hôte/Hôtesse polyvalent (H/F)

Description de l'annonce

PRESANSE et AFOMETRA sont 2 structures qui œuvrent pour le secteur de la santé au travail. Ces 2 structures partagent les mêmes locaux.
Ce sont 2 associations à taille humaine et nous recherchons l’hôte/hôtesse polyvalente qui assurera l’accueil physiquet et téléphonique ainsi que des tâches administratives.

ENVIRONNEMENT DU POSTE

– Intervention sur les 2 structures AFOMETRA et PRESANSE
– Situé en zone d’accueil partagée entre les 2 structures. La banque d’accueil est ouverte sur l’entrée de l’immeuble
– Tenu(e) par une obligation de confidentialité

ACCUEIL

– Accueillir et orienter les visiteurs (stagiaires, formateurs, administrateurs, prestataires.)
– Exercer une vigilance sur les personnes entrantes, s’assurer qu’elles sont attendues.
– Assurer l’accueil téléphonique et rediriger les appels vers les correspondants concernés.
– Réceptionner et dispatcher le courrier arrivé.
– Être à l’écoute, se positionner en personne ressource pour les visiteurs qui ont besoin de renseignement,
– Maitriser l’ouverture / fermeture et la mise sous alarme du bâtiment.

GESTION ADMINISTRATIVE

– Mise à jour la base de données des contacts et adresses des adresses postales et mails,
– Tenir le support de réservation des salles et superviser les affectations de salles.
– Confirmation des menus des formations assurées par l’AFOMETRA
– Suivi des stocks de consommables et de petites fournitures de bureau et commande de renouvellement. Prendre en charge les livraisons courantes ; Assurer la réception et la manutention,
– Mise sous pli et d’envoi en nombre des courriers, affranchissement et envoi du courrier
– Gestion de la poubelle.

COMPETENCES

Savoirs

– Maitriser l’accueil physique et téléphonique.
– Posséder les techniques et outils de communication liés au poste.

Savoir-faire et/ou compétences associées

– Utiliser l’outil informatique, Word, Excel, Outlook.
– Utiliser les logiciels métiers
– Prioriser ses tâches en cas d’affluence.
– Traiter simultanément plusieurs demandes.

Savoirs-être

– Relayer une image professionnelle et positive des 2 structures.
– Avoir de la méthode, de la rigueur, le sens de l’organisation.
– Faire preuve d’autonomie, d’initiative, de discrétion, de disponibilité.
– Contribuer aux bonnes relations de travail.