Assistant administratif Maintenance (H/F)

Description de l'annonce

Nous recherchons pour l’un de nos clients un Assistant administratif / technique :

Mise à jour du parc / client :
– Saisir dans le parc les nouvelles fiches clients.
– Mettre à jour les fiches clients, en fonction du mouvement de matériel, noté sur les rapports d’intervention ou des fiches récapitulatives matériel.
– Mettre à jour les fiches clients en fonction de l’évolution du statut client
– Renseigner et mettre à jour type de consommables / station.

Gestion des demandes et interventions :
– Enregistrement et suivi des tâches planifiées (VEPS, RV2, Flexibles,.).
– Mise à jour des outils clients (GMAO CARREFOUR, ENI, ..).

Gestion des contrats :
– Etablir des propositions de contrats de maintenance clients (hors pétroliers), suivant les cahiers des charges et tarifs
diffusés par la Direction.
– Relancer et suivre les clients restés sans réponse suite à une proposition de contrat de Maintenance.
– Etablir la facturation client en fonction du statut : facture contrat annuel, facture régie,
– Etablir les avoirs de contrats et factures de Maintenance si besoin.
– Relancer et suivre les impayés maintenance clients.

Gestion de la Régie
– Etablir les factures des rapports d’intervention régie à partir des pré factures ou rapports complétés.
– Etablir les avoirs Maintenance Régie si besoin.
– Relancer les devis Régie et passer en commande les devis acceptés.
– Tenir les dossiers clients (classement des rapports d’intervention, factures, courriers, commandes, fiche client…).
– Enregistrer et facturer les commandes clients de consommables.

Secrétariat et suivi administratif :
– Assurer l’accueil téléphonique du service et gérer la boite mail du SAV.
– Etablir les documents utiles au service tels que notes internes, courriers clients, devis, etc.
– Mettre à jour les différents tableaux de bord du service (facturation, commandes en cours, matériels sous garantie, etc.).
– Réaliser le suivi administratif du personnel du service (planning des absences, notes de frais, rapports hebdomadaires.).
– S’assurer de la bonne diffusion des documents et de leurs mises à jour auprès des techniciens.
– Gérer et suivre les réclamations clients et fournisseurs.
– Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook)
– Sens de l’organisation et rigueur
– Excellentes qualités relationnelles et sens du service